ＢＣＰ策定の仕組み作り
弊社では介護施設に特化したBCP策定の実績が多いのが特徴です。
本日はBCP策定について、お伝えいたします。
企業のＢＣＰ策定率は大企業になるほど高くなっています。これは大企業では専門の部署があり、人材も豊富で比較的ＢＣＰを作れる環境が整っていることが理由の一つです。
一方、中小企業では専門部署はなく、専門要員もいない中でＢＣＰを作ることになります。
つまり、中小企業での作成は、日頃の業務との掛け持ちで行うことになり、段取り良く進めないと上手くいかない場合もあります。
そこで、中小企業においてＢＣＰを作る際のポイントを整理していきます。
“目の前の業務が忙しいのに、いつ来るかわからない災害のための備え？”
ＢＣＰを作る際に、ともすればこのような現場の本音に直面する場面も想定されます。
ＢＣＰに対するしっかりした社員への説明がなかったり、経営上の位置づけが分からないままに、
安易にＢＣＰ作成を進めるとこのような状況になりかねません。
ＢＣＰ作成にあたっては、導入部分で次のような取り組みが必要です。
① ＢＣＰを作る意義や有効性について経営幹部がしっかり協議し、経営（戦略）レベルでＢＣＰを作ることを決定する。
② このことを、社長がしっかり社内に説明し、ＢＣＰ策定の号令を発する。
③ 少なくとも現場の管理者には、これからＢＣＰを作っていくことについてコンセンサスを得るようにする。
つまり、ＢＣＰ作成の号令は社長のトップダウンで行うことがポイントになります。
総務部長が一人で考えてＢＣＰを作っていく。このような例も少なくありません。
ＢＣＰ作成は“成果物としての形”を作ることが目的となりますが、“作るプロセス”も重要です。有事の際、他人が作ったＢＣＰに沿ってどのくらい現場の管理者が動けるかを考えると、難しい状況も想定されます。
ＢＣＰを作る際には、できれば複数で作成し、なるべく“現場を巻き込みながら”作成していくことが、結果として有事の際に“ＢＣＰを運用に活かす”ことにつながります。
企業規模にもよりますが、ＢＣＰ作成のモデル的な策定プロジェクトを以下に示しますので参考にしてください。
① プロジェクトオーナー
一般には社長です。また規模の大きい企業では担当役員になります。ＢＣＰ策定に常に携わることは難しいと思いますが、ＢＣＰ作成を進める上で、経営レベルで要所の確認と判断をしていきます。
② プロジェクトリーダー
ＢＣＰ策定の中心となる人です。一般的には総務部長や課長、他のＩＳＯ構築を担当した人、ＣＳＲなどの取り組みを推進した人などが適任と思われます。
プロジェクトメンバーとともにＢＣＰ作成を進めて行きます。
③ メンバー
プロジェクトリーダーの指示に基づいてＢＣＰを作成していきます。
一般的には、製造業であれば生産管理全般が分かっている人、仕入れ管理全般が分かっている人などが適任でしょう。
メンバーの数は２～３人が適当と思われます。企業規模にもよりますが多からず、尐なからずがスムーズにいくポイントです。
④ 各部門責任者
図のように総務～情報・通信関連まで、会社全体の部門責任者（各部門が良くわかっている人）も構成員となることをお奨めします。
作成そのものはプロジェクトメンバーが中心になって行いますが、各現場のリスクの洗い出しやその対応策など、
できるだけ有効な現場の意見をＢＣＰに反映できます。
また、これらの部門責任者がこのＢＣＰ策定に参画することで、現場レベルでの教育・訓練が責任者をリーダーに積極的に行われることに繋がり、ひいては有事の際、初動対応への責任者の現場指揮がしっかり行われることに繋がっていきます。
以上のことから、BCP作成時は現場責任者を巻き込んで、ボトムアップで作成していくのが良いでしょう。
ＢＣＰ策定プロジェクトは策定するときに、構成メンバーの本来業務に影響が出てはいけません。
ＢＣＰ策定がスムーズに行くために、いくつかのポイントを以下に示します。
① スケジュールはしっかり立てる
ＢＣＰ策定期間は、短い時間を設定して極端に構成メンバーへの負加が高くても本来業務との両立ができません。
一方で、あまり時間が長いとモチベーションが続かない恐れがあります。
企業規模にもよりますが、一般に策定期間は４～５か月程度が望ましいでしょう。
また、ＢＣＰの策定を８～１０回くらいにセグメント化して、2 週間くらいに一度進捗管理を行うと良いでしょう。
重要な点は、この進捗管理の日程は、月日と完成日までをしっかり冒頭に決めておくことが大事です。
② キックオフミーティングでの社長の号令
キックオフミーティング（初回会議）には、ＢＣＰ策定構成員全員（策定プロジェクトだけでなく、プロジェクトオーナー、各部門責任者全員）の参加が望ましいでしょう。
ここで、しっかり社長（プロジェクトオーナー）がＢＣＰ策定開始の号令を発することで、プロジェクトメンバーが各部門責任者の協力を得やすくなり、作成の進行がスムーズになるでしょう。
③ まずは身の丈に合った初版を作る
策定期間の４～５か月の間には業務繁忙時期と重なることもあります。しかし、基本的には完成日をずらすことなく進めることが望ましいです。
スケジュール修正を余儀なくされる場合は、なるべく作成期間を修正せず、出来上がりレベルで調整することをお奨めします。
精度は十分でなくとも期限内にできる範囲で“身の丈に合ったもの”で、まずは“初版を作る”ということに目指しましょう。
ＢＣＰは作って終わりではありません。
作成した内容に沿って、教育・訓練や点検・是正・見直しを行い、ＢＣＭ（事業継続管理）として経営の仕組みに定着させていきます。
少しずつ追加・修正をかけて1 年後、2 年後に実効性の高いものに仕上げていくことが重要です。
